Privacy Verklaring T4R & PuffinTravel

Dit Privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Travel4Reasons (T4R - hierna: “de organisatie”) verwerkt van haar klanten en leveranciers.
Indien u klant/leverancier bent van de organisatie, en persoonsgegevens aan de organisatie verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met dit Privacybeleid te verwerken.

Wij adviseren u om het Privacybeleid goed door te lezen.

1. Verantwoordelijke

Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

Travel4Reasons / Puffin Travel,
Herestraat 113,
Groningen.
Telefoon: 050 - 850 49 40.
KvKnr: 02092851

De functionaris gegevensbescherming (Francien Everts – geen FG in de zin van de wet) is bereikbaar via het emailadres: info@puffintravel.nl en telefoonnummer: 06-43 02 75 37.

2. Welke gegevens verwerkt de organisatie en voor welk doel
2.1 In het kader van uw werk/opdracht worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

a) Voor- en achternaam (Alle deelnemers reis)
b) Adresgegevens (Enkel van de hoofdboeker / tevens contactpersoon)
d) Telefoonnummer (Enkel van de hoofdboeker)
e) E-mailadres (Enkel van de hoofdboeker)

2.2 De organisatie verwerkt de in sub 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres wordt gebruikt voor contact over het werk wat wij voor u doen/aan u vragen, en de verstrekking/het ontvangen van facturen daarvan. Dus enkel van de hoofdboeker van een reis, zijn deze gegevens benodigd.

Uw persoonsgegevens worden tot uiterlijk zeven jaar na afloop van de overeenkomst gebruikt/bewaard voor de administratieve afwikkeling, aangezien op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de Belastingwetgeving) de organisatie verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren.
De overige gegevens als volledige namen, adres en paspoortgegevens worden enkel en alleen gebruikt voor de noodzakelijke doeleinden. Voor het aanvragen van vlieg- en/of vliegtickets hebben we uw volledige namen en paspoortgegevens nodig. Het adres vragen we om te vermelden op de eindfactuur. Bovenstaande gegevens worden direct gewist uit onze database ter voorkoming van misbruik al dan niet ontstaan uit het feit dat deze in ons bezit zijn geweest.

Website (Google Analytics):
Bij elk bezoek aan onze website herkent onze webserver automatisch noch uw domeinnaam, noch uw e-mailadres.
Bij een bezoek aan onze website bewaren wij uw e-mailadres ENKEL en ALLEEN als u dit aan ons communiceert voor het verwerken van uw aanvraag.

Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. ("Google").

Google Analytics maakt gebruik van "cookies" (tekstbestandjes die op Uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over Uw gebruik van de website wordt anoniem (dus zonder IP-adres of andere personlijke kenmerken) overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.

Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken.

U kunt het gebruik van cookies weigeren door in Uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten. Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

We hebben geen partnerschappen of speciale relaties met derden op internet.
Als wij uw gegevens overdragen of ontvangen op onze website, gebruiken wij altijd de coderingstechnologieën die erkend worden als gangbare standaarden binnen de IT-sector.

E-mailmarketing (MailChimp)
De organisatie gebruikt uw naam en e-mailadres enkel wanneer u verregaande interesse heeft getoond in onze organisatie (of zelf aangegeven de nieuwsbrief te willen ontvangen of een reis geboekt) om u mogelijk maandelijks/halfjaarlijks/jaarlijks haar e-mail nieuwsbrief via het online platform MailChimp met informatie over (gelijksoortige) activiteiten, diensten en andere interessante informatie over en van de organisatie toe te sturen. Afmelding voor deze mailings is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de mailing.

2.3 De organisatie kan de persoonsgegevens anonimiseren en vervolgens op geaggregeerd en geanonimiseerd niveau gebruiken voor onderzoeksdoeleinden en om haar dienstenaanbod en werkzaamheden te optimaliseren. De geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens zijn nooit tot u als individu te herleiden.

3. Bewaartermijnen
3.1 De organisatie verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens gedurende de duur van het werk en tot maximaal zeven jaar na afloop hiervan. Direct na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal de organisatie de persoonsgegevens vernietigen en/of anonimiseren, tenzij zij op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de Belastingwetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen uitsluitend deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven.
3.2 De anonieme informatie bijgehouden door Google Analytics wordt opgeslagen voor een termijn van 26 maanden (de kortst mogelijk aangeboden optie).
3.3 De mailadressen plus achternaam - welke middels het platform MailChimp worden bewaard - blijven opgeslagen tót zo lang u hier waarde aan hecht.

4. Beveiligingsmaatregelen en verwerkers
4.1 Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft de organisatie passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Hiermee worden uw persoonsgegevens beveiligd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

4.2 Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt de organisatie gebruik van diensten van derden, zogenaamde verwerkers. Deze verwerkers verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de organisatie. Met de verwerkers heeft de organisatie een verwerkersovereenkomst gesloten waarin de verwerker wordt verplicht om alle verplichtingen uit de AVG, de Europese algemene verordening gegevensbescherming en dit Privacybeleid na te leven.

5. Inzagerecht, verwijdering en vragen klachten
5.1 Via de administratie (info@travel4reasons.nl / info@puffintravel.nl) kan u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. Dit kan via email, maar ook via ons Klachten/Aanpassings/Verwijdering-document. De organisatie zal uw verzoek steeds onverwijld in behandeling nemen en u, in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek, informeren over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Indien de organisatie uw verzoek niet inwilligt zal zij dat altijd nader toelichten.

5.2 Indien u bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kan u eveneens contact opnemen met de ledenadministratie (info@travel4reasons.nl / info@puffintravel.nl). De organisatie zal het bezwaar onverwijld, in ieder geval binnen een maand, in behandeling nemen en de betreffende persoonsgegevens verwijderen, tenzij zij op grond van een wettelijke verplichting genoodzaakt is het betreffende persoonsgegevens te bewaren. Indien dat laatste het geval is, zal de organisatie u hiervan op de hoogte brengen.

5.3 Indien uw klachten hebt over de wijze waarop de organisatie je persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, kan u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming (Francien Everts: info@puffintravel.nl). Indien dit niet leidt tot een oplossing kan u natuurlijk altijd gebruik maken van uw recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

5.4 Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacybeleid kunnen worden gericht aan onze administratie (info@travel4reasons.nl / info@puffintravel.nl).

6. Wijzigingen
Dit Privacy beleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via onze website (www.travel4reasons.nl) bekend gemaakt. Wij adviseren om regelmatig ons Privacybeleid te bekijken. Deze kunt u te allen tijde vinden op onze website.

Wat moet u doen om een boeking te maken?

Via onze site zoekt u een arrangement uit naar uw keuze. Via de eenvoudig in te vullen aanvraag-pagina vraagt u een of meerdere offerte(s) aan, waarbij u enkel een naam (roepnaam, eigen naam of anders) en een mailadres in voert. Via de mail krijgt u vervolgens de boodschap dat wij u danken voor uw aanvraag en dat u per mail een passende aanbieding zullen sturen.

Via de mail ontvangt u binnen 48 uur na het doen van uw aanvraag een passende offerte. Binnen de, in de offerte gestelde deadline, heeft u de mogelijkheid akkoord te gaan met uw aanbieding. U dient ons, bij akkoord, een getekende offerte van de aangeboden aanbieding te doen toekomen. Dit kan zowel via mail als per 'gewone' post.

Wanneer u niet akkoord gaat, laat u de deadline van de gestuurde offerte verstrijken en vervalt de offerte automatisch!

Na ontvangst van uw getekende offerte zullen we u per mail berichten over de ontvangst van de offerte. In deze mail zullen we communiceren dat de reis defintief is en dat we starten met de organisatie. U dient op uw beurt de, in de offerte afgesproken aanbetaling over te maken op het genoemde rekeningnummer o.v.v. van uw naam.